Checkliste Bilanzvorbereitung

Damit der Jahresabschluss zügig von-statten-gehen kann, sollten folgende Unterlagen und abgestimmte Konten zur Verfügung stehen:

Vor Übergabe der Buchführungsunterlagen

  1. Prüfen von ungewöhnlichen Buchungen (z. B. Habenbuchungen auf Aufwandskonten oder Sollbuchungen auf Ertragskonten).
  2. Checken von Fehlbuchungen (wurden hohe Beträge im Verhältnis zu den Vorjahreswerten gebucht).
  3. Belege allgemein prüfen, insbesondere bei ungewöhnlichen Buchungen Belege müssen enthalten: Belegdatum, Belegtext, Buchungsbeträge (Zahlungsbetrag, MWST Satz, bei Belegen über € 250,00 u.a. auch Nettoentgelt sowie Ausweis des Umsatzsteuerbetrags, Name des Leistungsempfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum und Lieferdatum.
  4. Kontenprüfung allgemein: Konten mit regelmäßigen Zahlungen: Vollständige Buchung und wurde immer dasselbe Konto verwendet? Ggf. Abweichungen analysieren.

Übergabe der Buchführungsunterlagen

Forderungen und Verbindlichkeiten allgemein

Kundenkonten und Debitorenbuchhaltung:

  1. Neben den Offene-Posten Listen (siehe oben) ggf. noch beifügen:, Rechtsanwaltsbriefe, Anmeldungen bei Kreditschutzverbänden, Insolvenzeröffnungen prüfen, ob Kundenforderung uneinbringlich (z. B. bei Insolvenzeröffnung, Leistung Offenbarungseid), dann Forderung ausbuchen (direkte Wertberichtigung/Abschreibung)
  2. Informationen über zweifelhafte Forderungen zur Bildung von Einzelwertberichtigungen sowie Informationen über auszubuchende uneinbringliche Forderungen
  3. Prüfen, ob Einzelwertberichtigung vorgenommen, Abschreibung bei voraussichtlich dauernder Wertminderung. Pauschalwertberichtigung
  4. Aufstellung über Gewährleistungsverpflichtungen die gegenüber welchen Kunden eingegangen worden sind
  5. Informationen über nicht gebuchte Forderungen und Verbindlichkeiten

Lieferantenkonten und Kreditorenbuchhaltung:

  1. Wurden alle eingehenden Rechnungen und Gutschriften verbucht?
  2. Prüfung der Rechnungen und Gutschriften
  3. Offene Posten Listen: Letzte Auswertung der OP Listen. Laufende Überwachung der OP Listen, regelmäßige Auswertung
  4. Sonstige Informationen über ausstehende Eingangsrechnungen
  5. Informationen über nicht gebuchte Forderungen und Verbindlichkeiten

Kasse

Bank- und Darlehenskonten

Finanzamt-Verrechnungskonto: Wurde Verrechnungskonto, USt-Zahllastkonto, Verrechnungskonto LSt abgestimmt?

Löhne- und Gehälter: Lohnkonten mit FiBu verglichen? Abstimmung der Sachbezüge mit den Lohnabrechnungen. Abgleich der an die Krankenkasse gemeldeten Jahresbeiträge mit dem SV-Konto. Ggf. Umbuchung des Arbeitnehmeranteils von Konto Lohn/Gehalt.

Instandhaltungsaufwendungen: Sind Aufwendungen enthalten, die eventuell zu aktivieren sind?

Betriebsprüfung

  1. Betriebsprüfungskorrekturen eingebucht?
  2. Berichte über Betriebsprüfungen, Umsatzsteuer-Sonderprüfungen, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen

Konten Geschenke und Bewirtungen.

Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch für das gemischt genutzte Kfz ist auf eventuelle Lücken zu prüfen.

Übergabe sonstige Unterlagen

  1. Aufstellungen über aktivierte Eigenleistungen
  2. Unterschriebene Inventur
  3. Aufstellungen über die Ermittlung der Herstellungskosten für teilfertige und fertige Arbeiten
  4. Bankauszüge, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenbuch
  5. Wertpapier-Depotauszüge in Kopie
  6. Informationen über den jährlichen Aufwand zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
  7. Informationen über Rechtsstreitigkeiten
  8. Aufstellungen über Resturlaubs-, Überstunden-, Abfindungs-, Provisions- und Boniverpflichtungen gegenüber Mitarbeitern
  9. Kopien von Geschäftsführer-Anstellungsverträgen, Pensionszusagen, Ehegatten-Arbeitsverträgen, Darlehens- und Kreditverträgen, Miet- und Pachtverträgen, Leasingverträgen, Gesellschaftsvertrag, Rangrücktrittserklärungen
  10. Steuerbescheinigungen und Spendenbelege im Original

Wesentliche Daten für den Anhang

  1. Gesamtverbindlichkeiten
    • mit einer Restlaufzeit von einem Jahr (§ 268 Abs. 5 Satz 1 HGB)Ausweis im Anhang, wenn nicht in der Bilanz ausgewiesen)
    • Angabe des Teilbetrags mit einer Restlaufzeit von mehr als fünf Jahren (sofern nicht gemäß § 285 Satz 1 NR. 1a und Nr. 2 HGB bereits in der Bilanz ausgewiesen, Ausweispflicht betrifft nicht die kleinen Kapitalgesellschaften)
  2. Haftungsverhältnisse: gesonderte Angabe der nach § 251 HGB bezeichneten Haftungsverhältnisse, sofern nicht bereits in der Bilanz ausgewiesen. Es handelt sich dabei um Verbindlichkeiten aus der Begebung und Übertragung von Wechseln aus Bürgschaften, Wechsel- und Scheckbürgschaften und aus Gewährleistungsverträgen sowie Haftungsverhältnisse aus der Bestellung von Sicherheiten für fremde Verbindlichkeiten.
  3. Die Angaben, die für die Beurteilung der Finanzlage von Bedeutung sind: Der Gesamtbetrag der sonstigen finanziellen Verpflichtungen, die nicht in der Bilanz ausgewiesen und nicht zu den Haftungsverhältnissen i.S.d. § 251 HGB gehören (z. B. Miet- und Leasingverpflichtungen) Verpflichtungen gegenüber verbundenen Unternehmen: Diese sind gesondert anzugeben
  4. Angabe der im Geschäftsjahr gewährten Gesamtbezüge (Gehälter, Gewinnbeteiligungen, Bezugsrechte, Aufwandsentschädigungen, Versicherungsentgelte, Provisionen und Nebenleistungen jeder Art) der Geschäftsführung und des Aufsichtsrats (bzw. Beirats oder eines ähnlichen Aufsichtsorgans) (betrifft nur große und mittelgroße Kapitalgesellschaften § 285 Satz 1 Nr. 9a HGB)
  5. Angabe der Gesamtbezüge (Abfindungen, Ruhegehälter etc.) der früheren Mitglieder der Geschäftsführung und des Aufsichtsrats
  6. Angaben über gebildete Pensionsrückstellungen bzw. Pensionsverpflichtungen, für die keine Rückstellungen gebildet wurden (nur große und mittelgroße Kapitalgesellschaften, § 285 Satz 1 Nr. 9b HGB)
  7. Angabe der an Mitglieder der Geschäftsführung und des Aufsichtsrats (bzw. Beirats oder eines ähnlichen Aufsichtsorgans) gewährten Vorschüsse und Kredite sowie für diese Personen eingegangene Haftungsverhältnisse (große und mittelgroße Kapitalgesellschaften § 285 Satz 1 Nr. 9c HGB
  8. Die im Jahresdurchschnitt beschäftigten Arbeitnehmer, getrennt nach Gruppen, § 285 Satz 1 Nr. 7 HGB z. B. 1 Arbeiter, 2 Angestellte

Weitere Pflichtangaben im Anhang vergleiche § 285 HGB

Stand: 29. Mai 2017

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